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5 conseils pour optimiser la gestion de ses contenus structurés

 

Une bonne gestion des contenus structurés est devenue un impératif pour les entreprises cherchant à se développer rapidement et efficacement tout en optimisant leurs processus internes. Que ce soit pour la documentation technique, les données produit, ou encore tous types de contenus multilingues, la structuration appropriée des informations est essentielle pour garantir leur réutilisabilité, leur accessibilité et leur cohérence à travers différents canaux et plateformes. Dans cet article, nous explorerons cinq conseils pratiques pour optimiser la gestion de vos contenus structurés, qu'ils soient au format XML, JSON ou tout autre format standardisé. 


1. Définir une structure normée

La première étape fondamentale dans la gestion des contenus structurés consiste à établir une structure normée. Cela implique la création et l'application de schémas XML ou JSON qui définissent la manière dont les données doivent être organisées et formatées. En établissant des normes claires, telles que des DTD (Document Type Definition) ou des schémas XML/JSON, les entreprises peuvent s'assurer de la cohérence et de l'interopérabilité de leurs contenus. Une structure normée facilite également la validation automatique des documents, minimisant ainsi les risques d'erreurs et assurant la conformité aux standards établis. 

Zoom sur DITA XML 

Chez Powerling, nous utilisons plus particulièrement DITA (Darwin Information Typing Architecture), une norme XML spécifiquement établie pour créer, organiser et réutiliser du contenu technique et documentaire. Elle repose sur une architecture modulaire, où l'information est divisée en "topics" réutilisables et indépendants, favorisant ainsi la cohérence et la gestion de grandes quantités de contenu. DITA XML permet de définir des types d'informations spécifiques (concepts, tâches, références) et de les assembler en diverses publications. 


2. Utiliser des éléments réutilisables

Une fois la structure normée établie, il est essentiel d'identifier et d'utiliser des éléments réutilisables dans les contenus. Ces éléments, tels que des modules ou des composants standardisés, permettent de réduire la redondance et d'optimiser la gestion des contenus. Par exemple, des descriptions de produits ou des avertissements de sécurité peuvent être définis comme des éléments réutilisables, simplifiant ainsi les mises à jour et les modifications ultérieures. En privilégiant la réutilisation, les entreprises peuvent accroître l'efficacité de leur gestion de contenus tout en garantissant la cohérence et la qualité des informations fournies. 


3. Mettre en place un workflow de validation

Un workflow de validation structuré est essentiel pour garantir la qualité et la conformité des contenus structurés. En intégrant des processus de validation automatique dans le flux de travail, les entreprises peuvent identifier rapidement les erreurs et les incohérences, réduisant ainsi les risques liés à une mauvaise gestion des contenus. De plus, un workflow de validation permet de maintenir une traçabilité complète des modifications apportées aux documents, assurant ainsi leur intégrité et leur fiabilité à long terme. 

 

4. Automatiser la gestion des versions

L'automatisation de la gestion des versions est un pilier essentiel pour garantir la traçabilité et la cohérence des contenus structurés. Grâce à des systèmes de gestion de versions tels que Git ou SVN, les entreprises peuvent aisément suivre les modifications apportées aux documents et même revenir à des versions antérieures en cas de besoin. Cette automatisation simplifie grandement la collaboration entre les membres de l'équipe, en facilitant la gestion des modifications et des mises à jour des contenus. De plus, elle permet de maintenir un historique complet des changements effectués, offrant ainsi une visibilité accrue sur l'évolution des contenus au fil du temps. 


5. Faciliter la traduction des contenus

Enfin, la mise en place d’un système de gestion de contenus structurés permet également de gérer beaucoup plus facilement les contenus multilingues et ainsi assurer un développement international rapide et serein. En structurant les documents en XML ou en JSON, les données seront exportées vers des systèmes de gestion de traduction (TMS) en un clic, permettant ainsi une gestion efficace des traductions et assurant une cohérence terminologique entre les différentes langues. Que ce soient pour des contenus web, pour des données techniques ou encore des notices et manuels d’utilisation, ceux-ci pourront aisément être localisés par des traducteurs professionnels, offrant une expérience utilisateur sans égale à l'échelle internationale. 

  

En conclusion, mettre en place une gestion efficace de ses contenus structurés est un élément incontournable de la stratégie de contenus de toute entreprise qui souhaite se développer rapidement à l’international avec une efficacité opérationnelle accrue. En définissant une structure normée, en utilisant des éléments réutilisables, en mettant en place un workflow de validation, en automatisant la gestion des versions et en facilitant la traduction de ses contenus, les entreprises peuvent tirer pleinement parti de leurs contenus structurés. Ces bonnes pratiques favorisent la cohérence, la qualité et la réutilisabilité des contenus, tout en réduisant les risques d'erreurs et de non-conformité. 

En tant qu’expert dans la gestion de contenus techniques multilingues, Powerling offre des solutions complètes pour répondre aux besoins de création, de gestion et de traduction de tous vos contenus structurés. Alors n’hésitez pas à contacter notre équipe, nous sommes à votre écoute pour vous aider à mettre en place des processus efficaces de gestion de contenus techniques multilingues. 

NEWS : Powerling a récemment fait l’acquisition du groupe WCS.

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